Análise dos Cinco “Por Quê” – A Mais Simples, Rápida e Inteligente Técnica para Tomar Decissões
Por Prof. Aecio D’Silva
AquaUniversity.com
Análise dos Cinco “Por Quê” – Neste artigo vamos ver como perguntar “Por Quê” pelo Menos Cinco Vezes é a maneira Mais Simples, Rápida e Inteligente de se chegar a raiz dos problemas/desafios do seu dia a dia, tomar decissões certas e abrir seus olhos para as oportunidades à sua frente.
Esta e uma técnica da Toyota Lean Management que descrevo nos meus livros e ensino nos cursos/treinamentos de Lean-Agile Quality Leadership Systems (Gestão/Liderança Empresarial Lean-Ágil de Qualidade) – LAQLSystems Way.
A questão é o que fazer quando você se depara com um problema/desafio, alguém requer soluções urgentes ou um gargalo acontece na sua linha de produção e você precisa decidir o mais rápido e eficiente o que fazer.
Nestes momentos de tomada de decisões, aplicar a técnica/análise japonesa de perguntar pelo menos “Por Quê” cinco vezes antes de qualquer coisa, é uma ferramenta valiosa para lhe dar o norte certo e achar o caminho seguro.
– Veja esta cena familiar: você envia uma proposta ao seu chefe, e ele ou ela dá um retorno sobre como a proposta pode ser melhorada. Você volta ao trabalho, faz as mudanças, e depois manda de volta. Seu chefe olha de novo, mas desta vez não há menção de problemas/desafios com a proposta.
Parece que está tudo bem agora — ou não está? E se houvesse um problema que veio à tona após sua primeira apresentação, mas antes da segunda? E se houvesse algo naqueles primeiros cinco dias em que alguém não comunicasse honestamente o que estava pensando sobre a proposta para você?
Ao aplicar a “Análise dos Cinco “Por quê”, ou perguntar “Por quê” cinco vezes nos problemas/desafios do trabalho ou do seu dia a dia, você vai entender as causas básicas dos problemas/desafios, resolvê-los de uma vez por todas, tomar decissões certas e, o mais importante, ver oportunidades onde muitos só veem impossibilidades!
1. Perguntar cinco vezes “Por quê” leva à raiz do problema/desafio – Análise dos Cinco “Por Quê”
- Exemplo de uma situação em que perguntar cinco vezes “por quê” ajuda muito: um membro da equipe está constantemente atrasado para reuniões e está afetando o resto da equipe.
- Por que é importante entender a raiz do problema: Se você não sabe o que está fazendo seu funcionário se atrasar, você não saberá como resolvê-lo. Por exemplo, se ele ou ela tem problemas/desafios para sair da cama e chegar a tempo no trabalho todos os dias, então dar a ele ou a ela um aumento de salário não vai resolver nada — você precisa de soluções que lidem com a causa raiz. Perguntando cinco vezes “Por quê”, você também descobrirá os vários problemas/desafios em jogo aqui — por exemplo, talvez ele ou ela fique preso no trânsito a caminho do trabalho todas as manhãs e não consiga chegar a tempo!
- Perguntar cinco vezes “por quê” pode indicar simples, rápido e inteligente uma solução para este deafio/problema. Quem sabe que pode ser a flexibilização dos horários.
2. Como perguntar cinco vezes “Por quê”?
A primeira pergunta deve se concentrar no que aconteceu. Em seguida, pergunte “por quê” eles fizeram/não fizeram essa ação; em seguida, pergunte “por quê” aconteceu isto. Continue perguntando. Ou seja, repetir “por quê” até que nenhuma nova informação surja. Assim você transforma o problema em oportunidade de aprender e crescer.
Na realidade, perguntar cinco vezes “por quê” é uma ótima maneira de entender melhor um problema/desafio e encontrar a causa raiz. É importante se perguntar “por quê” se está fazendo algo antes de fazê-lo. Isso vai ajudá-lo a evitar erros, entender melhor a situação e chegar a soluções que são mais propensas a funcionar para todos os envolvidos.
Se não entendermos bem o “por quê” do problema/desafio, é fácil chegarmos a soluções que não resolvem nada — e, de fato, pioram as coisas! Perguntando “Por quê” vai ajudar a fazer mudanças positivas no trabalho e em nossas próprias vidas.
3. Análise dos Cinco “Por Quê” – Perguntar cinco vezes “por quê” resolve a maioria dos problemas/desafios cotidianos em uma organização
A técnica dos cinco “por quê” tem sido usada em uma variedade de situações para evitar/resolver problemas cotidianos em empresas. É uma maneira descomplicada, rápida eficaz de encontrar as causas básicas dos problemas/desafios e, em seguida, tomar soluções que podem ser implementadas imediatamente. Aqui estão alguns exemplos:
- Uma empresa está experimentando alta rotatividade entre seus colaboradores devido à insatisfação geral com o ambiente de trabalho e compensação salarial. Esta técnica pode ajudá-lo a chegar à causa raiz perguntando “por quê” cinco vezes:
- “Primeiro: “Por quê” as pessoas vão embora?” (Resposta: porque eles não são felizes aqui)
- “Segundo: “Por quê” eles não estão felizes?” (Resposta: porque eles não ganham um salário/benefícios compatíveis com média da região, função e outros fatores).
- “Terceiro: “Por quê” eles não têm salário/benefícios compatíveis?” (Resposta: nossos salário/benefícios estão abaixo dos que os outros oferecem).
- “Quarto: “Por quê” não oferecemos salários/benefícios competitivos?” (Resposta: porque a nossa política salarial é desatualizada.)
- “Quinto: Por quê não fizemos nada sobre isto até agora?” Resposta: Porque ninguém nunca fez a análise dos Cinco “Por Quês” na nossa empresa. Agora que sabemos disso, podemos ajustar nossa estrutura salarial de acordo para que as pessoas fiquem conosco em vez de partir para outras empresas que têm melhores ofertas.
4. Análise dos Cinco “Por Quê” – Perguntar cinco vezes “por quê” melhora a comunicação na seu empreendimento
Outra benefício de usar a análise dos cinco “por quê” é melhorar a comunicação entre colaboradores na sua empresa. Quanto mais você entende um problema/desafio, mais clara fica sua comunicação na sua organização. Por exemplo, se você está tendo problemas para explicar algo para outra pessoa e ela pergunta “Por quê” três vezes, então você eventualmente vai chegar ao ponto onde o que era confuso se torna óbvio.
Por outro lado, se alguém pergunta “Por quê” cinco vezes (ou mesmo dez), então ela não está apenas tentando entender o que você está dizendo — ela realmente começará a pensar sobre como as coisas funcionam aqui! Esse tipo de pensamento profundo (deep thinking) vai ajudá-lo a aprender mais sobre si mesmo e os outros, bem como “por quê” os problemas/desafios podem ser transformados em oportunidades nunca vistas antes.
5. Perguntar cinco vezes “Por quê” transforma/torna problemas/desafios em oportunidades de aprender e crescer
Por que você precisa perguntar “por quê” cinco vezes? Porque para entender e chegar a raiz do problema/desafio rápido, simples e eficiente é necessário encontrar a solução certa e, o mais importante, ver oportunidades que estão à sua frente.
Por exemplo, se sua resposta do “por quê” que seu carro parou no caminho de volta sua casa e não que pegar é “por quê” está com tanque vazio, isso é ótimo! Você já tem uma resposta para seu problema/desafio e pode fazer algo imediatamente sobre isto.
Mas se ao invés de agir, você ficar reclamando da vida culpando mundo e fundos e não se perguntar “por quê” você não encheu o tanque antes de sair de casa, ou “por quê” não havia nenhum posto de gasolina por perto ou mesmo, “por quê” você precisava de um carro em primeiro lugar … Bem, então nada vai mudar, e você vai ficar estancado no trânsito quando já devia estar em casa. E quando chegar tarde da noite em sua casa, provavelmente vai acabar assistindo Netflix em vez de fazer algo produtivo ou passar um tempo de qualidade com seus entes queridos “por quê” eles provavelmente já estarão dormindo (e “por quê” acordá-los?).
Vou reproduzir aqui um texto que está no meu livro Lean-Agile Quality Leadership Systems (traduzido para português como Gestão/Liderança Empresarial Lean-Ágil de Qualidade).
“Por exemplo, um colaborador no seu trabalho vem até você e diz: A impressora está fazendo cópias muito ruins. Vamos aplicar a Cinco “Por quê” Analysis neste problema/desafio:
(Primeiro Por quê ): Por quê A impressora está fazendo cópias muito ruins?
Resposta: Porque as folhas estão saindo cobertas de manchas.
(Segunda Por quê): Por quê as folhas estão saindo cobertas de manchas?
Resposta: Porque o cartucho está liberando tinta.
Ação: Troque o cartucho.
(Terceiro Por quê): Por quê o cartucho está liberando tinta?
Resposta: Porque compramos cartuchos de qualidade inferior.
Ação: A partir de agora, por favor, compre melhor cartucho considerando o preço de aquisição e o custo de uso (Preço + Custo de uso = Custo Total).
(Quarto Por quê): Por quê compramos cartuchos de qualidade inferior?
Resposta: Porque conseguimosos cartuchos por um preço excelente.
Ação: Tente comprar um excelente cartucho por um preço excelente.
(Quinto Por quê): Por quê conseguimos os cartuchos por um preço excelente?
Resposta: Porque o suprimento foi selecionado apenas com base no custo de aquisição.
Ação: Melhorar a Política de Compras sempre considerando: Preço de Aquisição + Custo de uso = Custo Total.
Um desafio de aplicar esta técnica é que devemos simultaneamente perguntar “por quê” e focar nas raízes do desafio/problema. Os japoneses chamam isso de desafio de “uma polegada de largura e uma milha (1,6 km) de profundidade”.
Outro desafio é que a pessoa a quem você está perguntando “Por quê” pode querer concentar no “Quem” muito comum da cultura do bode espiatório. Nossos Líderes de Trabalho em Equipe devem desconsiderar as respostas de culpa e se concentrar no “Por quê” sistêmico (vendo todos os lados do problema/desafio). Quais e onde estão os desperdícios/fraquezas em nosso sistema/empresa que fizeram esse desafio/problema acontecer na primeira vez? O que podemos fazer para eliminar desperdícios, melhorar e agregar qualidade e sustentabilidade ao nosso sistema? O que podemos fazer para evitar a recorrência desse erro adicionando mais LAQLSystems Way?”
Conclusão
Não há dúvida de que perguntar cinco vezes “por quê” pode ajudá-lo a resolver problemas/desafios, decidir certo, descobrir oportunidades e melhorar a comunicação em sua vida e um sua organização. Esta análise é uma ferramenta preciosa no cotidiana se você a usar para entender a raiz de seus problemas/desafios pessoais e gerenciais. Quando enfrentar desafios, pergunte a si mesmo “por quê” e continue cavando até chegar ao fundo das coisas. Você vai encontrar soluções e oportunidades incríveis nas respostas dos “por quê” em vez de simplesmente reclamar da má sorte e culpar outros por seus problemas/desafios! É hora de aplicar análise dos cinco “por quê”, “por quê” não agora, “por quê” não com você?
