Seu Négócio Anda Emperrado, Devagar, Travado? Não Rende Como Você Queria? Aqui vão Dicas de Como Eliminar Desperdícios, Simplificar Processos que Sugam Seus Lucros e Sabotam Seu Sucesso Empresarial
Baseado no Livro “Lean-Agile Quality Business Leadership Systems”
Por Prof. Aecio D’Silva
Como Eliminar Desperdícios, Simplificar Processos – As técnicas de eliminação de desperdícios e simplificação de processo devem fazer parte essencial de qualquer estratégia de negócios bem-sucedidos nos tempos atuais. Na verdade, uma das principais razões pelas quais as empresas falham atualmente, é porque não sabem como eliminar “desperdícios” e simplificar seus processos em seus ambientes de trabalho.
Desperdícios e processos não simplificados podem ser definidos como tudo aquilo que não contribui para satisfazer e atender as necessidades do cliente. Desperdício e processos não simplificados só adicionam custo e morosidade para os clientes e são formas reais de reduzir a rentabilidade de sua empresa.
Implementando técnicas de eliminação de desperdícios e descomplicação/simplificação de processos são duas estratégias importantes pelas quais as empresas podem economizar dinheiro, melhorar a eficiência e estar à frente da concorrência.
Ambas as técnicas envolvem fazer mudanças/alterações nos processos da sua empresa para torná-la mais eficiente, mas diferem em sua abordagem. A eliminação de desperdícios se concentra na abolição de atividades desperdiçadoras dentro de um processo existente, enquanto a descomplicação/simplificação de processos envolve a remoção completamente de etapas desnecessárias de um fluxo de produção.
Eliminação de desperdícios e descomplicação/simplificação de processos são definidas diferentes, mas ambas são cruciais para uma empresa crescer, prosperar e não ser deixada para trás pela concorrência. Aqui estão dicas para implementar estas duas metodologias em sua empresa baseado no Livro “Lean-Agile Quality Business Leadership Systems”.
1 – Como Eliminar Desperdícios, Simplificar Processos – Dicas/Técnicas de Eliminação de Desperdícios nos Seus Negócios
A eliminação de desperdícios é um processo em que a empresa elimina atividades desperdiçadoras, tais como reuniões desnecessárias (ex. Acima de 30 minutes) ou tarefas/componentes que não agregam valor para os clientes.
A eliminação de desperdícios é um dos pilares de Gestão/Liderança Enxuta/Ágil de Qualidade de Negócios. Este fundamento foi introduzido pelo movimento de Administração Lean da Toyota. Objetiva encontrar maneiras de reduzir custos melhorando as taxas de produção através de só implementar aquilo que agrega valor para o cliente. Tudo que não agrega valor é considerado desperdício e deve ser eliminado. Visa também remover tudo que for desnecessário dentro de um processo existente, para que os trabalhadores possam se concentrar somente em seus trabalhos, em vez de lidar com fatores que não agregam valor para o cliente.
Quando uma empresa elimina desperdícios em seus processos, ela cria mais eficiência em seu fluxo de trabalho e maior competividade no mercado. Isso pode ser feito identificando morosidades, componentes que custam mais do que deveriam e eliminando-os do processo. Por exemplo, se você está usando quatro funcionários para fazer um processo/trabalho que poderia ser feito por dois funcionários, então você deve considerar a redução do número de mão-de-obra necessária para essa tarefa, transferindo-os para áreas de acúmulos/gargalhos de produção.
Efetivamente, eliminar desperdícios deve ser uma obsessão na sua empresa. Entretanto, zero desperdícios não é algo que pode ser alcançado da noite para o dia. Na verdade, leva muito tempo para se livrar de processos, comportamentos e culturas desperdiçadoras. Porém, como tudo nesta vida, há sempre um primeiro passo na jornada. Vamos lá!
Etapas/Passos de Como Eliminar Desperdícios, Simplificar Processos em seu negócio
De acordo com o sistema de produção Lean, há sete básicos desperdícios na linha de produção:
Superprodução — Este é uma dos mais produzindo mais do que o necessário.
Transporte — movimentação desnecessária de material ou informação.
Estoque (Inventário) — O estoque excessivo normalmente manter um inventário “por segurança”.
Esperando — tempo gasto esperando que algo aconteça ou alguém tome medidas antes que você possa continuar trabalhando em sua tarefa.
Movimento — esforço desperdiçado devido a se mover desnecessariamente enquanto realizava uma tarefa.
Processamento excessivo — adicionando muitas etapas a um processo que não agrega valor à experiência do cliente com seu produto ou serviço.
Defeitos — trabalho que não é feito corretamente devido ao descuido, falta de treinamento ou más medidas de controle de qualidade em vigor em sua instalação.
O primeiro passo para eliminar os desperdícios é identificar quais dos sete desperdícos existe na sua linha de produção/trabalho. Isso pode ser feito fazendo um relato/lista/sequência de todos os processos/etapas/passos envolvidos na fabricação de um produto ou na prestação de um serviço. Ou seja, listando uma-a-uma todas as etapas/passos necessárias para concluir cada processo. O próximo passo é analisar/identificar como cada etapa agrega ou não valor para o cliente na manufatura do produto ou entrega do serviço.
O último passo é eliminar da sua lista todas as etapas/passos que não agregam valor para o cliente e manter apenas aquelas que agregam valor. Isto é fácil de ser dito, mas normalmente difícil de ser implementado inicialmente. A sempre conhecida cultura de resistência a mudanças da “aqui gente sempre fez assim e vamos morrer fazendo assim” vai falar muito forte.
Você precisa ter determinação e criar uma mentalidade e atitude-positiva-criativa nos seus liderados para terem mentes abertas a mudanças/melhoramentos e decidir o que vai ser eliminado. Lembre3 que como os paraquedas, a mente só funciona quando se abre! Por exemplo, se você está fazendo um produto/serviço que tem 10 etapas envolvidas na produção/entrega dele, e descobre/analisa que apenas 7 agregam valor ao cliente. Consequentemente, 3 desses passos devem ser completamente eliminados porque eles não adicionam nenhum valor ao cliente no produto/serviço final. Você vai se espantar como existem desperdícios camuflados com nomes complicados/misteriosos, mais que não acrescentam nenhum valor para o cliente no produto/serviço final. Existem só pela cultura de não mudar e baixar a eficiência de sua empresa.
A eliminação de desperdícios também inclui a redução do tamanho dos lotes de produção e a decisão de que a acumulação ou pilhas de espera na linha de produção nunca serão permitidos serem formados no seu negócio. Isto é, tanto entre estações de trabalho ou departamentos na rede da cadeia de suprimentos (supply chain) da sua organização.
Agora vamos para outro tipo específico de desperdícios: a complicação desnecessária de etapas em processos/trabalhos.
2 – Dicas/Técnicas de Simplificação de Processos
Descomplicação/simplificação de processos é um conjunto de técnicas utilizadas para eliminar etapas desnecessárias em um processo por reduzir o tempo necessário para concluir a atividade. É outro pilar da Gestão/Liderança Enxuta/Ágil de Qualidade em Negócios trazido também pelo movimento de Administração Lean e manifesto Ágil de desenvolvimento de software.
Quando aplicamos descomplicação/simplificação de processos estamos nos referindo à eliminação da complexidade desnecessária dos processos de negócios em sua empresa/empreendimento, minimizando a variação e a redundância dentro deles. Por exemplo, estabelecendo protocolos padrões ou planos de contingenciamento (o que fazer quando…) para tudo, desde chamadas de atendimento ao cliente até entregas pontuais de pedidos não aceitando falhas/atrasos. Não importando quão grande ou pequena seja.
Outra estratégia é fracionar prazos e amplitude do que vai ser liberado, dividindo o produto final em subprodutos que funcionem e estejam dentro das especificações estabelecidas, e daí por diante. Existe toda uma tecnologia de gestão/liderança lean-agil (enxuta-ágil) para implementar este parcelamento onde for possível. O objetivo das técnicas de descomplicação/simplificação de processos é ajudar as empresas a reduzir a complexidade e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade e a eficiência dentro de sua linha de produção/serviços.
No ambiente de negócios altamente competitivos como os de hoje, as empresas estão constantemente buscando formas de melhorar seus processos. A descomplicação/simplificação de processos é uma das formas mais eficazes de aumentar a eficiência e melhorar a satisfação dos clientes.
Implementação de Simplificação de Processos
A descomplicação/simplificação do processo pode ser implementada de muitas e diferentes maneiras, dependendo de seus objetivos, tais como:
– Reduzir custos reduzindo desperdícios, economizando recursos e reduzindo os níveis de estoques;
– Aumentar a produtividade aumentando a eficiência dos colaboradores;
– Melhorar a satisfação do cliente oferecendo um serviço mais rápido e reduzindo erros.
Os processos ficam complicados quando há muitas etapas envolvidas na conclusão de uma tarefa ou projeto. Nem sempre isto é necessário. Ao eliminar etapas desnecessárias dentro desses processos, as empresas podem simplificá-las e torná-las mais fáceis para os funcionários completarem no prazo e no orçamento sem sacrificar resultados de qualidade ou níveis de satisfação do cliente.
Identificação de áreas e atividades a serem descomplicada/simplificadas.
O processo de descomplicação/simplificação de um trabalho envolve identificar as atividades que podem ser eliminadas, consolidadas ou simplificadas. Também envolve identificar as áreas onde há potencial de melhoria no processo existente.
O objetivo da descomplicação/simplificação é eliminar os desperdícios de um processo e torná-lo mais eficiente. A redução de desperdícios ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade, eliminando gargalos e melhorando o fluxo de trabalho através de uma gestão/liderança enxuta-ágil (Lean-Agile).
Onde Começar identificar Pontos de Simplificar Processos?
Um bom lugar para começar identificar pontos de descomplicar/simplificar processos é perguntar a si mesmo e a sua equipe o que você faria diferente se tivesse recursos ilimitados disponíveis? Pode parecer uma pergunta estranha, mas pense nisso – se você tivesse recursos ilimitados, o que faria diferente?
O que aconteceria se você pudesse contratar mais funcionários ou comprar mais equipamentos? O que aconteceria se não houvesse restrições de tempo neste projeto? Como você abordaria as coisas de forma diferente se não houvesse outros projetos competindo pelo seu tempo?
Perguntar a si mesmo esses tipos de questões ajudará você a ter uma visão abrangente (sistêmica) de como seus processos atuais poderiam ser melhorados. Uma vez que você tenha identificado maneiras em que as coisas poderiam ser facilitadas ou simplificadas, entre em ação! Comece a implementar essas melhorias testando em pequena escala, uma de cada vez. Uma vez implementada, pare e analise pare verificar o que aconteceu.
O ciclo de melhoramento PDCA (Planeja-Teste-Cheque-Aja) é uma excelente ferramenta para testar mudanças e melhoramentos. Brevemente faremos um artigo sobre PDCA ciclo.
Dicas para iniciar implementar simplificação de processos no seus negócios:
Em resumo, para implementar técnicas de descomplicação/simplificação de processos em seu negócio inicie com o seguinte:
1. Identifique áreas com oportunidades de melhoria
É aí que você inicia seus esforços de descomplicação/simplificação de processos — identificando áreas onde você pode agilizar seus processos e torná-los mais fáceis de executar pelos colaboradores. Pergunte a si mesmo e a sua equipe e anote as respostas o que você faria diferente se tivesse recursos ilimitados disponíveis?
2. Estabeleça metas e desenvolva planos de ação
Seu próximo passo é chegar a metas específicas para agilizar cada uma dessas áreas, bem como um plano de ação para atingir essas metas. Você vai querer delinear os passos que você precisará tomar para implementar cada mudança, bem como estimar quais recursos serão necessários (como compras de equipamentos ou treinamento de funcionários). Novamente, o PDCA ciclo é supervalioso neste processo.
3. Implementar mudanças incrementais
O passo final é realmente mudar as coisas para descomplicar/simplificar os processos e torná-los menos complicados — mas não se apresse fazendo tudo de uma vez! Em vez disso, experimente algumas pequenas mudanças primeiro. Lembre sempre de testar tudo em pequena escala!
Como Eliminar Desperdícios, Simplificar Processos e Reacender a Vitalidade de Seus Negócios e Empresas:
– Conclusão
Muito mais do que você imagina, há inúmeros áreas em um negócio onde o desperdício e/ou a complicação desnecessária de etapas/processos estão minando sua lucratividade e não agregando valor aos clientes, trazendo sérias ineficiências e prejuízos nas operações da empresa. Às vezes, pode ser algo tão simples quanto cronometrar a caminhada de seu assento até a fotocopiadora. Outras vezes, pode ser evitar agendar reuniões em salas que podem estar indisponíveis ou fazer reuniões longas (mais de 30 min) sem razão para tal.
De qualquer forma, se você está procurando áreas/locais em sua empresa para melhoramentos/inovações no local de trabalho, qualquer área onde você encontrar desperdícios e ineficiências inchando o sistema, é um bom ponto para começar sua jornada implementando mudanças/melhorias/inovações.
Após ler este artigo, se você já descobriu ideias para remover desperdícios e/ou descomplicar/simplificar processos em seu negócio, as dicas deste artigo são os passos que você pode dar para colocar em ação seu projeto de melhoramentos do seu ambiente de trabalho.
Se desejar algo muito mais completo, didático e detalhado sobre remover desperdícios, descomplicar/simplificar processos e muito mais, você pode ter no meu novo livro “Lean-Agile Quality Bussines Leadership Systems” (que brevemente terá sua versão em português). Este livro disponível na Amazon é um manual super prático de gestão/liderança/administração de negócios pronto para ser usado/adaptado em qualquer companhia desta planeta azul e ainda redondo.
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